首先分享一个故事:某企业有一个开放式的大办公室,有200人在一起办公。由于管理不到位,办公室经常发生灯、空调彻夜未关的现象。最近,公司高层也知道了此事,指示行政部必须强化管理,尽快解决问题。

为此,行政部想了许多办法。他们起初想到贴上一张“人走灯灭”的温馨提示,效果不佳;后来,发出了言辞恳切的通知,要求大家务必注意,效果也不好;再后来,干脆出台相关处罚措施,抓到“犯人”罚款100元等……看得出来,因为每每采取措施之后效果总是不尽如人意,管理者往往会在制度建设上不断加大力度……结果是,制度加码,管理复杂,效果不好,员工抵触。类似的问题也发生在酒店。客人离开客房之后,电视和电灯都开着,酒店想出了一个两全其美的办法来:房间钥匙(IC卡)既可以开门,还可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙,电源立即被切断。酒店的这个联动方法,属于机制的范畴,是防呆机制的一种(傻瓜都能做对)。它源于智慧,优于制度,管理简单,效果良好。

针对同一个问题,有一家公司的员工想出了另一个办法:他们在办公室大门的门楣上方悬挂了一个卡通画,只要一锁门,卡通画会掉下来,上书“你关灯了吗?”。这个联动方法,也属于机制的范畴,是纠错机制的一种。从故事中,我们懂得一个浅显而伟大的道理,制度固然重要,但机制比制度更重要,更可靠,它会对管理对象产生远大于制度的约束力。

在一家企业,为了防止员工在装配机器过程中漏装螺丝(最容易犯的错误),人们提出了这样几种机制。第一种是,在复数个螺丝盒上安装感应器和蜂鸣器,只要作业者未按规定顺序从螺丝盒中拿取螺丝,蜂鸣器就会报警。第二种是,设计了一只有复数个手指的机械手,自动吸起规定数目的螺丝,操作者只要把机械手上的螺丝装完就行。第三种是,事先把每台机器所用螺丝分别配送在不同工位上,各个工位作业者只要把配好的螺丝装完即可。虽然以上三种机制的约束力不同,但是都能不同程度减少员工犯错的机会。试想,如果有人试图以诸如“每漏装一颗螺丝罚款100元”这样的制度来解决问题,是十分可笑的。

在一家生产复印机的工厂里,复印机侧面需要安装一个散热排风扇,这个风扇一旦装反了,就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业,作业者长时间重复劳动,一不留神就可能出错。后来主管要求作业者增加检查环节,即装完后用手试一下风向。即便如此,也还有装反的可能。为了解决这个难题,最彻底的办法是,修改排风扇结构,使得排风扇反向无法安装。但需要投入一笔不小的资金。后来,作业者开动脑筋想出一个办法解决了问题,即在排风扇旁边装一个风筒,风筒的另一端装上一纸质小风车,如果装配正确排风扇就会正常排风,风车就会不停旋转。如果发现风车不转,就要及时进行检查,要么排风扇装反了,要么风车坏了。

总结以上事例,我们发现,借助于制度的管理通常都是事后实现的,这样的管理不仅效果不佳,而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的,防患于未然,不仅管理效果好,而且管理简单、高效和人性化

管理实践中,下属对管理者的最大呼声莫过“开阔胸襟”,也就是希望管理者以开阔的胸襟对待其下。但,胸襟是想开阔即可开阔乎?能像水龙头一拧就开乎?其实,不仅管理者,对我们每个人而言,欲彻底做到心胸开阔是一件不可能做到的事情,原因有二:

其一:任何事情都有是非之别,一人若能容忍任何事,此乃是非不分;

其二,在涉及个人根本利益问题上,一人若能不计较任何事,此即心底懦弱。

因此,在是非问题上和根本利益上,千万别谈胸襟开阔与否的问题,开阔就错了。古圣人老子、孔子在此问题上已早作明确表态,如在要不要“以德抱怨”的问题上,老子说:“报怨以德,安可以为善?”,孔子则直接倡导“以直抱怨”,也就是在是非问题上,该怎么办就怎么办。当然,这并不是说管理者在任何问题上都无须开阔胸襟。管理实践中,面对下属的种种错误或者失误,特别是面对下属的工作懈怠问题,许多管理者在“开阔胸襟”问题上可谓“心有余而力不足”。其实,这是对下属存在问题根源的一种误判。

现实中,管理者一旦把下属存在问题的根源归结到下属身上,任何管理者都不可能做到心胸开阔,有的纵然表面包容,但心里依旧十分不爽。故而,面对下属的种种问题,管理者首先要分析一下这些问题的根源出在哪里。比如,下属工作懈怠,就须考虑一下是不是激励制度不科学造成的,若能够通过改变激励制度解决下属工作懈怠问题,那问题的根源就不在人身上,而是在管理制度上,此时管理者自然就会心胸开阔。所以,管理者锤炼胸襟的办法,不是把下属身上的问题看淡,而是把问题的原因找准。如果总是把下属问题的原因归结到下属身上,无论谁是管理者,终将只能在怨天尤人中自我折磨。